Seminar Penulisan Ilmiah by HMJ Administrasi Bisnis Polnep

Panitia Seminar Penullisan Ilmiah 

Peserta Seminar Penulisan Ilmiah

PEMBUATAN LAPORAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.LATAR BELAKANG

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.

Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan .

B. TUJUAN

Tujuan ialah untuk memberitahukan secara sistematis yang baik dan benar dalam pembuatan laporan.

  

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Pengertian Laporan

Laporan merupakan suatu bahan informasi yang di peroleh dari hasil proses data , hasil dari suatu penelitian, atau hasil dari riset terhadap suatu masalah. Laporan sangat penting artinya bagi seseorang pimpinan, karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan tepat tidaknya data yang di peroleh . Oleh sebab itu pimpinan yang berfungsi sebagai pengambilan keputusan (decision) memerlukan data yang objectif.

Alat untuk menyampaikan informasi bermacam-macam antara lain : Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Edaran, Pengumuman, Memorandum, Laporan dan sebagainya. Untuk menyampaikan informasi, laporan  merupakan salah satu alat yang resmi dalam sistem administrasi.  Laporan mempunyai arti yang sangat penting dalam kehidupan organisasi.

Tujuan atau pengunaan laporan hendaknya di tetepkan dengan jelas sebelum memulai menulis. Hal ini penting  karena pengertian tentang tujuan atau penggunaan laporan merupakan pedoman dalam menyusun laporan itu.  Laporan hendaknya dibuat berdasarkan kenyataan dan tidak berdasarkan prasangka . Tujuan laporan adalah untuk memberitahukan kepada pembaca tentang keadaan atau masalah tang sebenarnya.

Dalam menulis laporan,kalimat hendaknya dibuat secara jelas. Kejelasan dalam menulis kalimat dapat dicapai dengan cara mengurangi panjangnya kalimat, membubuhkan tanda baca dengan tepat dan dengan menggunakan perkataan yang msederhana serta mudah dimengerti.

Kepada peyusun laporan harus selalu diberi waktu yang cukup untuk melakukan pekerjaannya dengan baik. Adalah penting bahwa jarak waktu antara pengumpulan data untuk laporan dengan ditulis sedikit gunanya atau dapat tidak berguna ladi. Penyudunan laporan hendaknya selalu mengikuti urutan yang logis.

Berikut ini adalah pengertian tenntang laporan :

a.    Suatu bentuk penyampaian baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada diantara mereka.

b.    Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari yang satu kepada pihak lain.

Pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi, dimana (where), bilamana (when), mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap kejadian tersebut, dan bagaimana (how) kejadiannya.

B.  Peranan Laporan

a.    Peranan Laporan Dalam Organisasi

Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed back), sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang teah dibuat.

b.    Peranan Laporan dalam “administrarive communica tion”

Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai berikut :

1.     Pertanggung jawaban dan pengaawasan atau pengendalian

2.    Penyampaian informasi

3.    Bahan pengmbil keputusan

4.    Alat pembina kerjasama

5.    Alat pengembangan cakrawala wawasan

C.  Fungsi Laporan

Laporan yang tepat akan mempunyai peranan penting bagi organisasi. Apabila di rinci , maka fungsi laporan antara lain adalah sebagai berikut :

a.    Salah satu alat pertanggung jaawavan dari pihak yang satu kepada yang lain

b.    Salah satu alat untuk membina kerja sama , saling pengertian, komunikasi, dan koordinasi yang setepat-tepatnya.

c.    Salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian, penilaian dan pengambilan keputusan.

d.    Salah satu alat memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman

D. Jenis-Jenis Laporan

a.    Laporan informal

Laporan  informal ditulis oleh seseorang dalam sebuah perusahaan / instansi mengenai peristiwa-peristiwa khusus.

b.    Laporan formal

Laporan formal disusun oleh panitia untuk keperluan suatu badan lembaga dan instansi.

c.    Laporan berdasarkan undang-undang

Misalnya kegiatan pelaksanaan PEMILU tahun 2009

d.    Laporan rutin

Laporan rutin berhubungan dengan masalah-masalah pokok yang memberikan sejumlah data pada waktu-waktu tertentu.

E.  Syarat-Syarat Kualitas Laporan

a.    Laporan harus benar dan objektif

Yaitu laporan harus memuat informasi yang dituangkan dalam laporan harus yang erat hubungannya dengan masalah yang dikemukakan

b.    Laporan harus jelas dan cermat

Yaitu pembuatan laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca / penerimaan laporan , serta menggunakan pandangan pembaca.

c.    Laporan harus mengenai sasaran

Yaitu harus sesuai dengan kegiatan yang dilakukan serta bersifat efektif dan efisien

d.    Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak di tentukan oleh kemampuan penyusunan dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan.

Laporan yang lengkap harus :

1.     Mencakup ssegala segi masalah yang akan dikemukakan

2.    Uraiannya tidak diberikan kesemoatan terhadap timbulnya masalah atau pertanyaan baru

3.    Disertai data penunjang , statistic, tabel, skema dan sebagainya

e.    Laporan harus tegas dan konsisten

Uraian yang dikemukakan hendaknya  tidak kontrediktif antara bagian laporan yang satu dengan bagian yang lainnya.

f.    Laporan harus tepat pada waktunya

Pembuatan laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dan disampaikan pada pimpinan.

g.    Laporan harus tepat penerimaaannya

Kerena pimpinan ingin mengetehui sampai dimana pelaksanaan tugas yang telah diberikan , dan dilain pihak bawahan ingin mengetahui /mendapatkan tanggapan dari atasan karena laporannya serta tindak lanjuanya , dengan demikian laporan harus benar , sampai pada yang memintanya.

Penyusunan laporan diperlukan persyaratan sebagao berikut:

1.     Menguasai masalah perkantoran

2.    Mempunyai minat / kesanggupan, objekif, telliti, disamping itu ia harus analitis, kooperatif dan “open-minded”

3.    Menggunakan bahasa tertulis yang baik

4.    Menggunakan kata dan istilah yang sederhana,  jelas dan mudah dimengerti

F.  Syarat-Syarat Seorang Penulis Laporan

Syarat yang diperlukan oleh seorang penulis laporan adalah :

a.    Mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai masalah yang dilaporkan.

b.    Mempunyai wewenang  untuk mengadakan peninjauan dan mempunyai kemampuan analitis.

c.    Mempunyai pertimbangan yang sehat, tanpa prasangka perseorangan

d.    Teliti dalam mengemukakan pernyataan

e.    Mempunyai  pengetahuan tentang teknik menulis laporan.

G.  Langkah-Langkah Pokok Dalam Pembuatan Laporan

Langkah pokok atau prosedur yang harus di tempuh dalam pembuatan laporan antara lain adalah sebagai berikut:

a.    Menentukan prihal (subjek)

Ini dilakukan dengan maksud :

1.     Agar hal yang akan dilaporkan terang dan jelas

2.    Agar dapat membatasi diri (tidak melakukan penyimpangan )

3.    Agar dapat memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan

4.    Agar mempermudah pengumpulan data

b.    Mengumpulkan data

Data yang diperlukan dalam penyududunan laporan dapat segera dikumpulkan, misalnya

1.     Surat keputusan dan landasan yurudus laonnya

2.    Skema atau struktur organisasi

3.    Data kepegawaian , keuanagan, materiil, peralatan, pemesaran

4.    Rencana/program kerja

5.    Notulen rapat

6.    Grafik,tabel

7.    Rumusan tugas, job description

8.    Buku pedoman kerja dan sebagainya.

Bahan laporan tersebut dapat diperoleh dari sumber primer (primary resource) maupun dari sumber sekunder (secondary resources).

Sumber primer (primary resource), meliputi data dari :

1.        Hasil wawancara

2.        Hasil diskusi

3.        Hasil pengisian daftar pertanyaan

4.        Hasil observasi

Sumber sekunder (secondary resources), meliputi data :

1.     Perpustakaan dan dokumentasi

2.    Statistic

3.    Almanac

4.    Buku harian

5.    Laporan

6.    Hasil riset

Pengumpulan data dapat dilakukan dengan menggunakan :

1.   Metode observasi

2.  Metode angket

3.  Metode interview

c.    Mengklasifikasi data

Data yang telah dikumpulkan melalui cara pengumpulan seperti tersebut dahulu, agar supaya dapat dipergunakan dengan baik , sistematis dan tepat harus diadakan pengklafikasian dengan setepat-tepatnya.

Pengklafikasian ini berguna dalam rangka :

1.     Menyusun sistematika laporan

2.    Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisa dan data mana pula yang dapat ditinggalkan atau tidak perlu dimasukkan , serta data mana yang cukup disertakan sebagai lampiran saja.

3.    Mempermudah penentuan koreksi antara data yang satu dengan data lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisannya.

4.    Evaluasi dan pengolahan data

5.    Membuat kerangka laporan

Gambaran umum tentang kerangka laporan antara lain adalah sebagai berikut :

Bab I Pedahuluan

Pendahuluan bermaksud mengantar pembaca kepada isi laporan. Jadi pendahuluan memuat antara lain latar belakang masalah , apa sebab laporan dibuat , apa maksud penulisan, apa prihal yang akan dibahas dan sebagainya.

Pada umumnya, pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub, antara lain :

a.    Maksud dan tujuan laporan

b.    Masalah pokok yang dilaporkan

c.    Pendekatan sistematika laporan

Bab II Batang Tubuh Laporan

Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan pada umumnya berisi uraian tentang :

a.    Data pelaksanaan kegiatan

b.    Fakta tentang tujuan yang telah dicapai

c.    Masalah yang dihadapi

d.    Pembahasan atau analisa masalah

Bab III Kesimpulan

Kesimpulan adalah hal yang berisikan garis besar perihal yang penting dalam penyajian bab sebelumnya, yang menjadi kesimpulan adalah fakta sedangkan masalah yang terjadi harus di cari solusinya.

Bab IV Saran

Saran adalah berupa langkah yang akan dijalankan untuk memecahkan masalah, baik dalam waktu dekat maupun jangka panjang. Saran sifatnya harus dinamis dan dasarnya dari yang disajikan tetapi boleh juga dari yang diluar penyajian.

Bab V Lampiran , Sumber Bahan

Suatu lampiran mempunyai 2 tujuan :

1.     Bahan yang disajikan sebagian telah di singgung dalam batang tubuh laporan, dianggap perlu oleh pembuat laporan untuk dibaca seluruhnya oleh pihak berkepentingan.

2.    Bahan yang dijadikan laporan, semula direncanakan kedalam tubuh laporan , mengingat panjangnya lampiran dan dikhawatirkan dapat menganggu kontinuitas pembacaan terpaksa di masukkan sebagai lampiran.

H. Sistematika Laporan

Sistematika penyajian laporan adalah pembidangan atau pengelompokkan materi yang disajikan. Sistematika penomoran laporan pada umunya yang dikenal atau dipergunakan , diantaranya adalah:

a.    Sistem decimal (digit sistem)

b.    Sistem gabungan angka dan huruf

BAB III

PENUTUP

A.  KESIMPULAN

Laporan adalah Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya, merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal. Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi.

B.  SARAN

Dalam pembuatan makalah ini diharapkan kepada penyusun dan pembaca,dapat memiliki kompetensi yang baik dalam pembuatan suatu laporan dan   sesuai dengan sistematika yang benar dan obyektif,serta jelas, cermat,langsung mengenai sasaran,lengkap,tegas dan konsisten,tepat waktu dan tepat penerimanya.