BAB I
PENDAHULUAN
A.LATAR
BELAKANG
Laporan
mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu
organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan
dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan,
ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan
suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana
secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan,
dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan
(laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang
perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu
mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna.
Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam
komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.
Kejelasan
suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun
kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi
laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat
laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan .
B. TUJUAN
Tujuan
ialah untuk memberitahukan secara sistematis yang baik dan benar dalam
pembuatan laporan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Laporan
Laporan merupakan suatu bahan informasi yang di peroleh dari
hasil proses data , hasil dari suatu penelitian, atau hasil dari riset terhadap
suatu masalah. Laporan sangat penting artinya bagi seseorang pimpinan, karena
merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan dalam perencanaan,
pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan tepat tidaknya data yang di
peroleh . Oleh sebab itu pimpinan yang berfungsi sebagai pengambilan keputusan
(decision) memerlukan data yang objectif.
Alat untuk menyampaikan informasi bermacam-macam antara lain :
Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Edaran, Pengumuman, Memorandum, Laporan
dan sebagainya. Untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu alat yang resmi dalam
sistem administrasi. Laporan mempunyai
arti yang sangat penting dalam kehidupan organisasi.
Tujuan atau pengunaan laporan hendaknya di tetepkan dengan
jelas sebelum memulai menulis. Hal ini penting
karena pengertian tentang tujuan atau penggunaan laporan merupakan
pedoman dalam menyusun laporan itu.
Laporan hendaknya dibuat berdasarkan kenyataan dan tidak berdasarkan
prasangka . Tujuan laporan adalah untuk memberitahukan kepada pembaca tentang
keadaan atau masalah tang sebenarnya.
Dalam menulis laporan,kalimat hendaknya dibuat secara jelas.
Kejelasan dalam menulis kalimat dapat dicapai dengan cara mengurangi panjangnya
kalimat, membubuhkan tanda baca dengan tepat dan dengan menggunakan perkataan
yang msederhana serta mudah dimengerti.
Kepada peyusun laporan harus selalu diberi waktu yang cukup
untuk melakukan pekerjaannya dengan baik. Adalah penting bahwa jarak waktu
antara pengumpulan data untuk laporan dengan ditulis sedikit gunanya atau dapat
tidak berguna ladi. Penyudunan laporan hendaknya selalu mengikuti urutan yang
logis.
Berikut ini adalah pengertian tenntang laporan :
a. Suatu
bentuk penyampaian baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan
sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility)
yang ada diantara mereka.
b. Salah satu
cara pelaksanaan komunikasi dari yang satu kepada pihak lain.
Pada
pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa (what) yang
telah terjadi, dimana (where), bilamana (when), mengapa (why) hal itu terjadi,
siapa (who) yang bertanggung jawab
terhadap kejadian tersebut, dan bagaimana (how) kejadiannya.
B. Peranan
Laporan
a. Peranan
Laporan Dalam Organisasi
Laporan
merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat inilah
pimpinan diberikan umpan balik (feed back), sehingga pimpinan memungkinkan
untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang teah dibuat.
b. Peranan Laporan
dalam “administrarive communica tion”
Peranan
laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai berikut :
1. Pertanggung
jawaban dan pengaawasan atau pengendalian
2. Penyampaian
informasi
3. Bahan
pengmbil keputusan
4. Alat
pembina kerjasama
5. Alat
pengembangan cakrawala wawasan
C. Fungsi
Laporan
Laporan yang tepat akan mempunyai peranan
penting bagi organisasi. Apabila di rinci , maka fungsi laporan antara lain
adalah sebagai berikut :
a. Salah
satu alat pertanggung jaawavan dari pihak yang satu kepada yang lain
b. Salah
satu alat untuk membina kerja sama , saling pengertian, komunikasi, dan
koordinasi yang setepat-tepatnya.
c. Salah
satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian, penilaian dan pengambilan
keputusan.
d. Salah
satu alat memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman
D. Jenis-Jenis
Laporan
a. Laporan
informal
Laporan informal ditulis oleh seseorang dalam sebuah
perusahaan / instansi mengenai peristiwa-peristiwa khusus.
b. Laporan
formal
Laporan
formal disusun oleh panitia untuk keperluan suatu badan lembaga dan instansi.
c. Laporan
berdasarkan undang-undang
Misalnya
kegiatan pelaksanaan PEMILU tahun 2009
d. Laporan
rutin
Laporan
rutin berhubungan dengan masalah-masalah pokok yang memberikan sejumlah data
pada waktu-waktu tertentu.
E. Syarat-Syarat
Kualitas Laporan
a. Laporan harus
benar dan objektif
Yaitu
laporan harus memuat informasi yang dituangkan dalam laporan harus yang erat
hubungannya dengan masalah yang dikemukakan
b. Laporan
harus jelas dan cermat
Yaitu
pembuatan laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca / penerimaan
laporan , serta menggunakan pandangan pembaca.
c. Laporan
harus mengenai sasaran
Yaitu
harus sesuai dengan kegiatan yang dilakukan serta bersifat efektif dan efisien
d. Laporan
harus lengkap
Kelengkapan
suatu laporan banyak di tentukan oleh kemampuan penyusunan dalam mengorganisir
data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan.
Laporan
yang lengkap harus :
1. Mencakup
ssegala segi masalah yang akan dikemukakan
2. Uraiannya
tidak diberikan kesemoatan terhadap timbulnya masalah atau pertanyaan baru
3. Disertai
data penunjang , statistic, tabel, skema dan sebagainya
e. Laporan
harus tegas dan konsisten
Uraian
yang dikemukakan hendaknya tidak
kontrediktif antara bagian laporan yang satu dengan bagian yang lainnya.
f. Laporan
harus tepat pada waktunya
Pembuatan
laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dan disampaikan pada pimpinan.
g. Laporan
harus tepat penerimaaannya
Kerena
pimpinan ingin mengetehui sampai dimana pelaksanaan tugas yang telah diberikan
, dan dilain pihak bawahan ingin mengetahui /mendapatkan tanggapan dari atasan
karena laporannya serta tindak lanjuanya , dengan demikian laporan harus benar
, sampai pada yang memintanya.
Penyusunan
laporan diperlukan persyaratan sebagao berikut:
1. Menguasai
masalah perkantoran
2. Mempunyai
minat / kesanggupan, objekif, telliti, disamping itu ia harus analitis,
kooperatif dan “open-minded”
3. Menggunakan
bahasa tertulis yang baik
4. Menggunakan
kata dan istilah yang sederhana, jelas
dan mudah dimengerti
F. Syarat-Syarat
Seorang Penulis Laporan
Syarat yang diperlukan oleh seorang penulis
laporan adalah :
a. Mempunyai
pengetahuan yang memadai mengenai masalah yang dilaporkan.
b. Mempunyai
wewenang untuk mengadakan peninjauan dan
mempunyai kemampuan analitis.
c. Mempunyai
pertimbangan yang sehat, tanpa prasangka perseorangan
d. Teliti
dalam mengemukakan pernyataan
e. Mempunyai
pengetahuan tentang teknik menulis
laporan.
G. Langkah-Langkah
Pokok Dalam Pembuatan Laporan
Langkah pokok atau prosedur yang harus di
tempuh dalam pembuatan laporan antara lain adalah sebagai berikut:
a. Menentukan
prihal (subjek)
Ini
dilakukan dengan maksud :
1. Agar hal
yang akan dilaporkan terang dan jelas
2. Agar
dapat membatasi diri (tidak melakukan penyimpangan )
3. Agar
dapat memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan
4. Agar
mempermudah pengumpulan data
b. Mengumpulkan
data
Data yang
diperlukan dalam penyududunan laporan dapat segera dikumpulkan, misalnya
1. Surat
keputusan dan landasan yurudus laonnya
2. Skema
atau struktur organisasi
3. Data
kepegawaian , keuanagan, materiil, peralatan, pemesaran
4. Rencana/program
kerja
5. Notulen
rapat
6. Grafik,tabel
7. Rumusan tugas,
job description
8. Buku
pedoman kerja dan sebagainya.
Bahan
laporan tersebut dapat diperoleh dari sumber primer (primary resource) maupun
dari sumber sekunder (secondary resources).
Sumber
primer (primary resource), meliputi data dari :
1.
Hasil wawancara
2.
Hasil diskusi
3.
Hasil pengisian daftar pertanyaan
4.
Hasil observasi
Sumber
sekunder (secondary resources), meliputi data :
1.
Perpustakaan dan dokumentasi
2.
Statistic
3.
Almanac
4.
Buku harian
5.
Laporan
6.
Hasil riset
Pengumpulan
data dapat dilakukan dengan menggunakan :
1. Metode
observasi
2. Metode
angket
3. Metode
interview
c. Mengklasifikasi
data
Data yang
telah dikumpulkan melalui cara pengumpulan seperti tersebut dahulu, agar supaya
dapat dipergunakan dengan baik , sistematis dan tepat harus diadakan
pengklafikasian dengan setepat-tepatnya.
Pengklafikasian
ini berguna dalam rangka :
1. Menyusun
sistematika laporan
2. Menentukan
data mana yang perlu dimasukkan untuk analisa dan data mana pula yang dapat ditinggalkan
atau tidak perlu dimasukkan , serta data mana yang cukup disertakan sebagai
lampiran saja.
3. Mempermudah
penentuan koreksi antara data yang satu dengan data lainnya, dan selanjutnya
akan mempermudah dalam analisannya.
4. Evaluasi
dan pengolahan data
5. Membuat
kerangka laporan
Gambaran
umum tentang kerangka laporan antara lain adalah sebagai berikut :
Bab I
Pedahuluan
Pendahuluan
bermaksud mengantar pembaca kepada isi laporan. Jadi pendahuluan memuat antara
lain latar belakang masalah , apa sebab laporan dibuat , apa maksud penulisan,
apa prihal yang akan dibahas dan sebagainya.
Pada
umumnya, pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub, antara lain :
a. Maksud
dan tujuan laporan
b. Masalah
pokok yang dilaporkan
c. Pendekatan
sistematika laporan
Bab II
Batang Tubuh Laporan
Batang
tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan pada umumnya berisi uraian
tentang :
a. Data
pelaksanaan kegiatan
b. Fakta
tentang tujuan yang telah dicapai
c. Masalah
yang dihadapi
d. Pembahasan
atau analisa masalah
Bab III
Kesimpulan
Kesimpulan
adalah hal yang berisikan garis besar perihal yang penting dalam penyajian bab sebelumnya,
yang menjadi kesimpulan adalah fakta sedangkan masalah yang terjadi harus di
cari solusinya.
Bab IV
Saran
Saran
adalah berupa langkah yang akan dijalankan untuk memecahkan masalah, baik dalam
waktu dekat maupun jangka panjang. Saran sifatnya harus dinamis dan dasarnya
dari yang disajikan tetapi boleh juga dari yang diluar penyajian.
Bab V
Lampiran , Sumber Bahan
Suatu
lampiran mempunyai 2 tujuan :
1. Bahan
yang disajikan sebagian telah di singgung dalam batang tubuh laporan, dianggap
perlu oleh pembuat laporan untuk dibaca seluruhnya oleh pihak berkepentingan.
2. Bahan
yang dijadikan laporan, semula direncanakan kedalam tubuh laporan , mengingat
panjangnya lampiran dan dikhawatirkan dapat menganggu kontinuitas pembacaan
terpaksa di masukkan sebagai lampiran.
H. Sistematika
Laporan
Sistematika penyajian laporan adalah
pembidangan atau pengelompokkan materi yang disajikan. Sistematika penomoran
laporan pada umunya yang dikenal atau dipergunakan , diantaranya adalah:
a. Sistem
decimal (digit sistem)
b. Sistem gabungan
angka dan huruf
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Laporan
adalah Suatu
bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban
baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai
dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang
ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu
kepada pihak yang lainnya, merupakan
salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal.
Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat
tertentu dalam suatu system administrasi.
B. SARAN
Dalam
pembuatan makalah ini diharapkan kepada penyusun dan pembaca,dapat memiliki
kompetensi yang baik dalam pembuatan suatu laporan dan sesuai dengan sistematika yang benar dan
obyektif,serta jelas, cermat,langsung mengenai sasaran,lengkap,tegas dan
konsisten,tepat waktu dan tepat penerimanya.
QQTAIPAN .ORG | QQTAIPAN .NET | TAIPANQQ .VEGAS
BalasHapus-KARTU BOLEH BANDING, SERVICE JANGAN TANDING !-
Jangan Menunda Kemenangan Bermain Anda ! Segera Daftarkan User ID nya & Mainkan Kartu Bagusnya.
Dengan minimal Deposit hanya Rp 20.000,-
1 user ID sudah bisa bermain 7 Permainan.
• BandarQ
• AduQ
• Capsa
• Domino99
• Poker
• Bandarpoker.
• Sakong
Kami juga akan memudahkan anda untuk pembuatan ID dengan registrasi secara gratis.
Untuk proses DEPO & WITHDRAW langsung ditangani oleh
customer service kami yang profesional dan ramah.
NO SYSTEM ROBOT!!! 100 % PLAYER Vs PLAYER
Anda Juga Dapat Memainkannya Via Android / IPhone / IPad
Untuk info lebih jelas silahkan hubungi CS kami-Online 24jam !!
• WA: +62 813 8217 0873
• BB : D60E4A61
• BB : 2B3D83BE
Setiap laporan memang sudah pasti harus jelas sejelas jelasnya seperti syarat di atas. Salam kenal ya blog smallkey
BalasHapus